Mary Jane Copps được biết đến với thương hiệu “The Phone Lady” (“Quý cô điện thoại”), vì vậy không ngạc nhiên khi cô được nhiều người gọi đến. Cựu nhà báo này mở lớp đào tạo với học phí 3.600 đô la Mỹ một buổi học nhóm cả ngày, cải thiện cách gọi điện thoại cho hàng chục ngàn người trong nhiều năm—từ phá vỡ sự ngượng ngùng ban đầu đến chiến lược chi tiết kết thúc cuộc gọi chào hàng.

Gần đây, tinh thần chung của công việc thay đổi. Hai thập kỷ trước, khi Copps bắt đầu kinh doanh, vấn đề “nỗi sợ gọi điện thoại” (theo cách gọi của cô) chiếm khoảng 10% nội dung đào tạo. Hiện tại, vấn đề trên chiếm gần một nửa. “Mọi người sợ gọi điện,” Copps nhớ tới khách hàng phải dùng thuốc điều trị lo âu chỉ để nhấc điện thoại.

Cô cho rằng một phần nguyên nhân là do chuyển đổi thế hệ: nam nữ thanh niên ở độ tuổi 20 lớn lên mà không thường xuyên dùng điện thoại bàn, thay vào đó lệ thuộc vào điện thoại thông minh—để nhắn tin và gọi video. Họ không biết những điều cơ bản và giờ đây tránh xa—hoặc thậm chí sợ hãi — khi gọi điện thoại. Khảo sát trước đại dịch cho thấy 4/5 thanh niên Mỹ phải chuẩn bị tinh thần trước khi gọi điện thoại. Rồi đại dịch Covid-19 khiến mọi người nghiện công cụ họp trực tuyến như Zoom, và Slack thành diễn đàn giao tiếp quan trọng nơi làm việc—điện thoại bàn bị bỏ xó.

Theo công ty nghiên cứu thị trường công nghệ Frost & Sullivan, công nghệ mới cộng thêm làm việc từ xa và giảm nhu cầu sử dụng văn phòng, “khiến nhu cầu điện thoại bàn trên thị trường sụt giảm”. Ngay cả khi trở lại làm việc, nhân viên cũng không nhất thiết dành nhiều thời gian ở văn phòng vì phải tập trung nhiều hơn vào thảo luận nhóm, đào tạo hoặc cố vấn trực tiếp.'

Điện thoại bàn ít hơn và số người cần chúng ít hơn khiến việc gọi điện “trở thành nghệ thuật đã mất,” theo chuyên gia về phép xã giao Jodi R.R. Smith. “Nhưng điện thoại chưa đến hồi tàn lụi. Người thanh lịch biết sử dụng điện thoại như thế nào—và khi nào.” Dưới đây là sáu cách giúp những hồi chuông reo lên lần nữa. Matthew Boyle

● Xóa tan hiểu lầm

Gọi điện thoại là cách nhanh nhất nắm bắt thông tin phức tạp trong thư điện tử, tin nhắn chậm và không cụ thể hoặc các loại văn bản trao đổi thường không thể hiện thái độ rõ ràng, theo Liz Wyse, tư vấn viên tại Debrett's – công ty xuất bản cuốn sổ tay về nghi thức kinh doanh. Wyse nói, với những vấn đề khó hiểu, trao đổi email lê thê có thể khiến khách hàng thất vọng hoặc thậm chí mất khách hàng, trong khi một cuộc gọi điện có thể làm rõ vấn đề ngay tức khắc.

● Chống lại mệt mỏi

Có thể gọi điện thoại thay vì gọi video không? Hầu hết là có, điều này giúp giảm trạng thái kiệt sức, căng thẳng và quá tải, hay còn gọi là nỗi mệt mỏi khi họp qua Zoom. Tham gia họp trực tuyến, ở mức độ nào đó, bạn luôn phải nghiêm túc. Nhưng khi gọi điện thoại, bạn có thể duỗi lưng, vẽ nguệch ngoạc, đi dạo hay đơn thuần là nhìn ra ngoài cửa sổ—giúp nâng cao sức khỏe tinh thần hoặc thể chất. “Trong nhiều thập kỉ, gọi điện thoại giúp tăng năng suất và giữ mối quan hệ,” Jeremy Bailenson, giám đốc sáng lập phòng thí nghiệm tương tác ảo giữa con người tại đại học Stanford, viết trong nghiên cứu về việc sử dụng Zoom quá nhiều. “Hầu như không mấy cuộc gọi cần nhìn chằm chằm người khác để giao tiếp thành công.”

● Hỏi thăm

Ngày nay, giao tiếp nơi làm việc được lên kế hoạch và lên lịch kĩ càng, khiến cuộc trò chuyện thường mất tính tự nhiên. Bobby Melloy công tác tại Culture Amp – nền tảng chuyên tổ chức dịch vụ như khảo sát nhân viên cho biết, giao tiếp như vậy có thể thực hiện dễ dàng qua điện thoại, giúp tăng cường gắn kết và cảm giác thân thuộc. Ông nói: “Sự tự nhiên rất quan trọng và chúng ta đang đánh mất chút tự nhiên đó.” Nghiên cứu của phòng thí nghiệm khoa học kết nối và động lực con người tại viện Công nghệ Massachusetts cho thấy, nhóm làm việc hiệu quả nhất là nhóm thường xuyên gọi điện và thoải mái trò chuyện ngoài những cuộc họp được lên lịch.

● Phát triển sự nghiệp

Người tìm việc sẽ tiến xa hơn khi gọi điện cho nhà tuyển dụng thay vì chỉ đăng sơ yếu lý lịch lên trang web đăng tuyển. Ngay cả khi không tìm việc mới, gọi cho đồng nghiệp hoặc sếp cũ mà lâu rồi bạn không trò chuyện cũng tăng cường mối quan hệ. Smith, chuyên gia về phép xã giao, cho biết: “Có thể họ có thông tin hữu ích, chẳng hạn chuyện gì diễn ra ở khu vực xuất nhập hàng. Những cuộc gọi ngắn này “là chất bôi trơn cho tương tác trong công việc thực tế chúng ta đang làm.”

● Giữ riêng tư

Một số thông tin tại nơi làm việc—ngày mai ai bị sa thải hoặc điều khoản cuối cùng của thương vụ mua lại—tốt nhất không gửi qua thư điện tử hoặc Slack. Một lần nữa, điện thoại trở thành cứu tinh. “Với quan điểm hoặc thông tin nhạy cảm, gọi điện thoại có thể là vô giá,” giảng viên nghi thức kinh doanh Nisha Trivedi cho hay. "Đôi khi đó là lựa chọn duy nhất."

● Điều không nên làm

Lợi ích của cuộc gọi điện thoại (không hẹn trước, không tập dượt trước) cũng có thể là điểm bất lợi. Nội dung hội thoại có thể dẫn tới ngôn từ khiếm nhã hoặc hoàn toàn không phù hợp, khiến đồng nghiệp không thoải mái. Để tránh điều này, chuyên gia khuyên bạn nên có mục tiêu cho mỗi cuộc gọi. Như vậy, bạn biết cách và thời điểm kết thúc cuộc gọi. Chỉ gác máy khi cuộc gọi tiếp theo được lên lịch.