Trong 16 năm, Alicia Keenan xây dựng một công ty tuyển dụng chuyên biệt theo cách truyền thống: vun đắp các mối quan hệ, tích lũy kiến thức chuyên môn và trực tiếp lựa chọn các lãnh đạo cho những công ty hoạt động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe động vật và dược phẩm trên khắp thế giới. Công ty có trụ sở tại Sydney của bà hoạt động ở hàng chục quốc gia và từng có khoảng 11 nhân viên hoặc cộng tác viên vào thời kỳ đỉnh cao.

Tuy nhiên, đà tăng trưởng liên tục vấp phải cùng một giới hạn: Alicia Keenan. "Mọi thứ đều phụ thuộc vào tôi," bà nói. "Đó là một thách thức."

Vì vậy, vào cuối năm ngoái, người phụ nữ 49 tuổi này tìm đến AI. Bà bắt đầu thay thế bộ máy nhân sự của công ty bằng trí tuệ nhân tạo và tái cấu trúc toàn bộ doanh nghiệp quanh 4 tác tử AI, được xây dựng như phần mở rộng của chính bà.

Chỉ sau vài tháng, các tác tử AI của Keenan đã có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo ra thông tin thị trường, duy trì quan hệ với ứng viên và hỗ trợ thực hiện các cuộc tìm kiếm nhân sự cấp cao. Bà cho biết đã rõ rằng mình sẽ có thể xử lý khối lượng công việc lớn hơn nhiều, trong khi chi phí vận hành công nghệ thấp hơn chi phí thuê con người.

Cuộc đại tu của Keenan cho thấy AI có tiềm năng giúp các doanh nghiệp mở rộng hoạt động, tự động hóa những quy trình công việc phức tạp và trên thực tế cho phép mỗi cá nhân trở thành một công ty một người, trong bối cảnh các dự báo về tác động của công nghệ này lên thị trường lao động rất khác nhau. Dario Amodei, tổng giám đốc Anthropic PBC, cảnh báo AI có thể xóa sổ một nửa số việc làm văn phòng cấp thấp, trong khi một số nhà kinh tế cho rằng công nghệ này có thể mở ra một kỷ nguyên chưa từng có về năng suất và tăng trưởng việc làm.

Trải nghiệm của Keenan cho thấy cần bao nhiêu công sức để thay thế lao động con người. Không thể loại bỏ con người chỉ sau một đêm, quá trình chuyển đổi doanh nghiệp Aicila Group Pty Ltd. của bà là một công việc gian nan và tốn nhiều thời gian, với rất ít đường tắt.

Bà mất nhiều tháng để hoàn thiện các quy tắc vận hành cho những tác tử AI. Keenan đã soạn gần 200 tài liệu về quy trình công việc, quy định bảo mật, tiêu chuẩn pháp lý và yêu cầu tuân thủ tại nhiều khu vực pháp lý. Những bức tường trong phòng khách nhà bà phủ đầy giấy tờ và các mẩu ghi chú nhắc việc, khi bà cố gắng chuyển gần hai thập kỷ kinh nghiệm thành 4 tác nhân tự động.

"Chúng thực sự là những bản sao nguyên vẹn của những thông tin tôi đã học được trong suốt sự nghiệp," Keenan nói. Quá trình này chiếm trọn "từng khoảnh khắc tôi còn tỉnh táo trong nhiều tháng liền."

Theo công ty tư vấn Roland Berger, công việc như vậy đóng vai trò then chốt nếu muốn khai thác tối đa trí tuệ nhân tạo. Trong một báo cáo hồi tháng 9, công ty cho biết dù nhiều doanh nghiệp đang đầu tư vào AI, chỉ những công ty sẵn sàng thiết kế lại các quy trình công việc hiện hữu mới có thể thu được đầy đủ lợi ích. Nếu không, các tác tử AI có thể vẫn bị kìm hãm bởi những yếu tố kém hiệu quả, trong đó có việc phải chịu quá nhiều sự giám sát của con người.

"Đập vỡ lớp vỏ là việc khó," Nawaz Isaji, một đối tác của Roland Berger tại Sydney, nói.

Ngồi bên bàn ăn trong căn hộ ở khu ngoại ô phía đông Sydney, Keenan cho biết bước chuyển sang AI ban đầu xuất phát từ nỗi lo bị các đối thủ bỏ lại phía sau. Bà muốn tự động hóa những công việc lặp đi lặp lại và giải phóng thời gian để tập trung vào các quyết định quan trọng hơn. Bà đã tiếp cận một số công ty AI để tìm kiếm sự hỗ trợ trước khi chọn một công ty chuyên xây dựng các tác nhân tự động.

4 tác tử AI được thiết kế để liên kết với nhau và chuyển giao công việc giữa các tác nhân. Một tác tử tìm kiếm khách hàng tiềm năng bằng cách theo dõi các hồ sơ pháp lý và thông báo của doanh nghiệp. Một tác tử khác tạo ra thông tin tình báo thị trường, trong đó có các báo cáo về những kỹ năng cụ thể đang thiếu hụt, còn tác tử thứ ba duy trì quan hệ với các ứng viên trước khi vị trí tuyển dụng xuất hiện. Tác tử thứ tư xử lý quy trình tìm kiếm nhân sự cấp cao. Keenan tham gia tại những điểm kiểm soát đã được chỉ định.

Bà cho biết các tác tử này làm việc nhanh hơn và nhiều hơn một con người. Chẳng hạn, tác tử đầu tiên sẽ ngay lập tức phát hiện nếu một công ty dược phẩm dành cho động vật tại châu Âu thông báo mở rộng hoạt động sang Indonesia hoặc Việt Nam, một tín hiệu kỹ thuật số cho thấy công ty đó có thể sớm cần tuyển dụng. Sau đó, một tác tử khác có thể nhanh chóng xác định các ứng viên phù hợp trong cơ sở dữ liệu.

"Chúng thu thập tất cả thông tin đó theo một cách rất có hệ thống, nhờ vậy chúng tôi có điểm khởi đầu để tìm kiếm cơ hội kinh doanh," Keenan nói.

Ở đầu kia của quy trình tuyển dụng, một tác tử khác sẽ báo cho Keenan nếu một ứng viên chưa chấp nhận lời mời làm việc trong một khoảng thời gian nhất định, một dấu hiệu cho thấy người đó có nguy cơ rút lui.

"Bây giờ thực sự là lần đầu tiên tôi không phải lúc nào cũng tự mình gánh toàn bộ mọi thứ," bà nói. "Tôi đang làm việc với doanh nghiệp, thay vì làm việc bên trong doanh nghiệp."

Keenan không phải người duy nhất đón nhận công nghệ này. Ngành tuyển dụng toàn cầu, nơi trực tiếp sử dụng khoảng 4 triệu lao động theo ước tính, đang bị đảo lộn khi AI tham gia vào gần như mọi bước của quá trình tuyển người, từ sàng lọc hồ sơ xin việc đến thực hiện phỏng vấn video bằng chatbot.

"Đó là một cỗ máy khổng lồ mà chúng ta sẽ không thấy quay đầu một cách đáng kể," Paula McDonald, giáo sư về lao động và tổ chức tại Đại học Công nghệ Queensland, người đang thực hiện một nghiên cứu kéo dài nhiều năm về việc sử dụng AI trong lĩnh vực này, nói.

McDonald cho biết AI đã gây ra sự thất vọng ở cả hai phía, trong đó các nhà tuyển dụng bị ngập trong những hồ sơ ứng tuyển tự động, còn các ứng viên phản đối việc bị AI sàng lọc. Vấn đề then chốt là xác định khi nào cần có sự can thiệp của con người.

Tại Aicila Group, các tác nhân AI của Keenan cần được giám sát chặt chẽ. Một trong những báo cáo đầu tiên mà chúng tạo ra đã bị sai lệch và khó hiểu. Chúng từng đưa các ứng viên từ những quốc gia không phù hợp vào danh sách rút gọn. Giọng điệu trong một số email dự thảo, do các tác nhân soạn nhưng gửi dưới tên Keenan, đôi khi cũng không phù hợp. Keenan phải kiểm tra mọi tương tác, còn những sai sót thường buộc bà phải điều chỉnh quy trình làm việc của các tác tử để đảm bảo chúng không lặp lại.

Dù các tác tử vẫn mắc lỗi, về lý thuyết, chúng sẽ ngày càng tốt hơn. "Đây là thời điểm chúng kém thông minh nhất," bà nói. "Chúng sẽ tiếp tục học hỏi."

Keenan cho rằng có thể phải mất 18 tháng trước khi bà cảm thấy đủ yên tâm để giảm bớt sự can thiệp cá nhân. Tuy nhiên, bà cho biết con người sẽ luôn cần thiết để đưa ra "những phán đoán", và bà không hình dung mình sẽ hoàn toàn rút lui.

"AI đã thay đổi hoàn toàn cách tôi suy nghĩ về doanh nghiệp," bà nói. "Đầu óc tôi đang tràn ngập những ý tưởng sản phẩm mới."