Khi lên kế hoạch cho chuyến du lịch 9 ngày tới Nhật Bản cùng gia đình vào đầu mùa xuân năm nay, Lindsey Scrase lo rằng việc bà vắng mặt trong thời gian dài sẽ khiến công việc dồn ứ. Trong suốt sự nghiệp, bà đã quá quen với cảnh lịch họp dày đặc và hộp thư công việc đầy ắp sau mỗi kỳ nghỉ phép. “Lần này, tôi thật sự muốn toàn tâm toàn ý tận hưởng kỳ nghỉ,” bà nói trước chuyến bay dài 11 tiếng. Vì vậy, lần đầu tiên trong đời, giám đốc vận hành của Checkr — một công ty tại San Francisco chuyên cung cấp dịch vụ kiểm tra lý lịch — đã quyết định giao phần công việc “nặng đầu” cho trí tuệ nhân tạo xử lý.

Trước đây, phần lớn nhân viên văn phòng vẫn có thể nghỉ phép mà không lo đối mặt với “cơn lũ email” sau khi quay lại làm việc — một phần vì khi đó email chưa phổ biến trên điện thoại, phần khác vì giờ làm và giờ nghỉ còn tách biệt rõ ràng. Nhưng văn hóa làm việc liên tục, đặc biệt sau sự trỗi dậy của mô hình làm việc từ xa, đã làm mờ ranh giới đó.

Để giúp nhân viên và quản lý nhanh chóng bắt nhịp trở lại sau kỳ nghỉ, ngày càng nhiều công ty triển khai các công cụ hỗ trợ sử dụng AI. Copilot của Microsoft là một trong những lựa chọn phổ biến, với mức phí 30 USD mỗi tháng. Trong khi đó, Gemini của Google và Rovo của Atlassian được tích hợp sẵn trong các gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp. Riêng Rovo hiện có 1,5 triệu người dùng mỗi tháng, tăng 50% so với quý trước.

Melanie Rosenwasser, giám đốc nhân sự của Dropbox — một công ty đã mở rộng sang lĩnh vực AI — cho biết: “Một trong những rào cản khiến nhân viên ngại nghỉ phép là do họ sợ bỏ lỡ thông tin hoặc làm chậm tiến độ chung. Những công cụ này giúp họ bớt cảm giác áy náy.” Vốn không thường nghỉ phép, Rosenwasser gần đây đã dành 5 ngày đến Tampa, bang Florida, để xem giải bóng chày mùa xuân của đội Yankees, sau khi trải nghiệm các công cụ AI này.

Sandra Humbles, giám đốc đào tạo tại tập đoàn dược phẩm Johnson & Johnson, cũng nhận thấy lợi ích tương tự trong suốt năm qua. “Tôi lấy lại được 30% quỹ thời gian,” bà nói, nhờ sử dụng Copilot — công cụ có khả năng tự động xử lý email và lập kế hoạch dự án. Nhờ vậy, bà Humbles, hiện sống tại Dallas, có thể nghỉ phép hoặc nghỉ cuối tuần mà không cần bận tâm đến công việc. “Tôi chỉ mất 10 phút để nắm lại mọi thứ.” Bà cũng đánh giá cao vai trò của một đồng nghiệp trẻ am hiểu công nghệ, người mà bà gọi là “chuyên gia kỹ thuật số”, trong việc giúp bà tiếp cận và sử dụng thành thạo các công cụ này.

Một số lãnh đạo doanh nghiệp khác đã thử nghiệm AI trong những kỳ nghỉ dài hơn. Erin DeCesare, giám đốc công nghệ của công ty dịch vụ suất ăn văn phòng ezCater tại Boston, đã nghỉ phép sáu tuần từ Lễ Tạ ơn đến đầu năm mới. Khi quay lại, bà bắt đầu quy trình “tái hòa nhập” bằng cách gửi một yêu cầu đơn giản cho công cụ AI của startup Glean Technologies: “Tóm tắt giúp tôi các kênh Slack chính và nội dung cuộc họp — còn việc gì tồn đọng, mọi người đang lo lắng về điều gì?”

Sau đó, bà tiếp tục gửi thêm vài yêu cầu khác cho công cụ, vốn có quyền truy cập vào nền tảng tin nhắn và tài liệu của bà. Chỉ vài phút sau, DeCesare nhận được một bản tóm tắt một trang về các quyết định quan trọng được đưa ra trong lúc bà vắng mặt, kèm theo phân tích cảm xúc từ cuộc trao đổi nội bộ. Nhờ vậy, bà nhanh chóng xác định đâu là vấn đề cần ưu tiên giải quyết. “Tôi biết cần tập trung vào việc gì ngay từ ngày đầu tiên,” bà nói. “Điều đó khiến tôi cảm thấy rất yên tâm.”

Theo công ty nghiên cứu Grand View Research, thị trường công cụ AI hỗ trợ năng suất đạt gần 9 tỉ USD trong năm ngoái và có thể vượt 36 tỉ USD toàn cầu vào năm 2030. Đây chỉ là một trong rất nhiều cách mà AI đang thay đổi cách con người làm việc.

Tuy nhiên, dù nhận được nhiều sự chú ý, các công cụ này vẫn chưa được sử dụng rộng rãi. Theo khảo sát mới đây của Pew Research Center, chỉ 16% người lao động Mỹ cho biết họ dùng AI tại nơi làm việc. Một phần nguyên nhân là nhiều người không muốn để AI đọc toàn bộ nội dung trao đổi cá nhân.

Với những vị trí phải xử lý thông tin nhạy cảm, như nhân sự, pháp lý hoặc các bộ phận trực tiếp làm việc với khách hàng, việc để AI truy cập vào tin nhắn nội bộ làm dấy lên lo ngại về bảo mật và rủi ro tuân thủ. Ngoài ra, AI vẫn gặp khó khăn trong việc hiểu ngữ cảnh, giọng điệu hoặc sự mỉa mai, khiến việc tóm tắt hội thoại hoặc đề xuất cách phản hồi tin nhắn trở nên rủi ro hơn. Ngay cả những phần mềm tiên tiến nhất cũng có điểm mù, đặc biệt trong môi trường làm việc năng động, nơi không phải mọi cuộc trò chuyện đều được ghi lại — điều mà một số người cho là hoàn toàn hợp lý. Để AI hoạt động hiệu quả, các cuộc họp quan trọng phải được ghi lại đầy đủ và các quyết định cần được lưu ở nơi hệ thống có thể truy cập, thay vì chỉ trao đổi trên hành lang hay trong phòng trà.

DeCesare cho biết bà nhận ra AI thường bỏ sót các thông tin chỉ được chia sẻ trực tiếp, như thành tích nổi bật của nhân viên. Vì vậy, bà đã tạo một kênh “kudos” riêng trên Slack để mọi người ghi nhận thành tựu của nhau, giúp AI theo dõi cả thông tin tích cực chứ không chỉ vấn đề tồn đọng. “Điều tuyệt vời là đội của tôi không cần chuẩn bị báo cáo cập nhật cho tôi,” bà nói. “Trước đây việc đó từng là một công việc không hề đơn giản.”

Đối với Lindsey Scrase, chuyến đi Nhật Bản lần này là minh chứng rõ ràng cho hiệu quả của AI. Các công cụ đã tóm tắt toàn bộ cuộc trao đổi qua Slack và các cuộc gọi, giúp bà nhanh chóng quay lại công việc. Thậm chí, chúng còn đóng vai trò trợ lý cá nhân — từ việc lên kế hoạch cho chuyến đi đến gợi ý nên chọn bên nào của tàu để ngắm trọn cảnh núi Phú Sĩ.